Lista obecności – co to jest? W jaki sposób się jej używa?

Czy lista obecności jest tym samym co ewidencja czasu pracy?

Wielu pracodawców wciąż traktuje listę obecności na równi z ewidencją czasu pracy, uznając, że jest to ten sam dokument. Jest to spory błąd.

Karta ewidencji czasu pracy oraz lista obecności to dwa różne dokumenty, które różnią się od siebie nie tylko sposobem wypełniania, ale także funkcjonalnością. Lista obecności służy do rejestracji obecności pracowników w danym czasie w miejscu pracy. Jest to zazwyczaj prosty dokument przybierający formę tabeli.

Ewidencja czasu pracy to o wiele bardziej szczegółowy dokument, który w sposób ciągły rejestruje czas pracy. Zapisywane są w nim nie tylko godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale także czas przerw. W ewidencji czasu pracy zawarte są także informacje o dniach wolnych od pracy, urlopach oraz nadgodzinach.

Wzór listy obecności wraz ze szczegółowym omówieniem dostępny jest na stronie internetowej https://aleo.com/pl/blog/wzory-dokumentow/lista-obecnosci-wzor-z-omowieniem/.

Lista obecności w pracy – w jakim celu się ją stosuje?

Dzięki liście obecności w pracy pracodawcy mogą kontrolować czas pracy swoich pracowników. Dzięki temu mogą zapobiegać nieuzasadnionym nieobecnością oraz sprawować dokładną kontrolę nad godzinami pracy zespołu pracowniczego.

Dzięki liście obecności można sprawdzić, jaką ilość godzin przepracował dany pracownik. Pozwala to na obliczenie wynagrodzenia za pracę i upewnienie się, że jest ono zgodne z ilością przepracowanych przez pracownika godzin. Jeśli chodzi o pracę w systemie zmianowym bądź też pracę w weekendy, dzięki liście obecności pracownika można dokładnie obliczyć nadgodziny, dni wolne od pracy oraz godziny nocne.

Lista obecności pozwala łatwo zweryfikować, kto w danym momencie wykorzystywał urlop, na przykład związany z opieką nad dzieckiem. (Wniosek o opiekę nad dzieckiem dostępny jest na stronie internetowej https://aleo.com/pl/blog/wzory-dokumentow/wniosek-o-opieke-nad-dzieckiem/).

Co zawiera lista obecności?

Lista obecności to bardzo prosty dokument, który z reguły zawiera następujące informacje:

• imię i nazwisko pracownika,

• podpis pracownika i kierownika, któremu podlega pracownik,

• dane kierownika odpowiadającego za jednostkę,

• okres, którego dotyczy dana lista – najczęściej jeden miesiąc.

Lista obecności a przyczyna nieobecności

Ewidencjonowanie czasu pracy to obowiązek, który ciąży na pracodawcy. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę z tego, że nie wszystkie dane mogą zostać na niej umieszczone.

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, przetwarzanie danych dotyczących stanu zdrowia jest zabronione. Dlatego też na liście obecności niedopuszczalne jest wskazywanie przyczyny nieobecności, takiej jak choćby zasiłek macierzyński, zasiłek opiekuńczy czy też choroba. Lista obecności to dokument, który potwierdza jedynie obecność pracownika w pracy w danym dniu.